Złożoność planowania

Budżetowanie jest procesem niezmiernie istotnym dla całej organizacji, ale jednocześnie skomplikowanym i angażującym całą organizację. Od skuteczności planowania działań zależy  rozwój, rentowność, pozycja przedsiębiorstwa na rynku.  Przetrwanie firmy często zależy od umiejętności zmiany kursu i przemodelowania biznesu, jeśli zmianie ulegną zasadnicze parametry rynkowe. Tworzenie budżetu, mimo iż powtarza się co roku, za każdym razem stanowi wyzwanie dla całej organizacji. W przypadku budżetu pojawia się proces, bardzo złożony, rozciągnięty w czasie angażujący praktycznie całą firmę.

Analiza procesu budżetowania

Konsultanci SanMargar Team analizując proces budżetowania w przedsiębiorstwie, zwracają uwagę na jego złożoność, wieloetapowość, jego zakres terytorialny i organizacyjny, budżetowane kategorie danych, szczegółowość danych wartościowych i ilościowych, okresy budżetowania, istniejące mechanizmy konsolidacji budżetów, wykorzystywane mechanizmy alokacji, a także istniejący model finansowy przedsiębiorstwa. Szczególny nacisk kładziony jest na analizę modelu finansowego i jego powiązanie z długofalową strategią przedsiębiorstwa.

Często w przedsiębiorstwie trzeba dopiero zdefiniować centra odpowiedzialności, wydzielić je w strukturze przedsiębiorstwa. Następnie należy się przyjrzeć samemu procesowi budżetowania: określić formalne wymagania wspomagające tworzenie systemu budżetowania, opracować techniki budżetowania, stworzyć lub zmodyfikować lub wystandaryzować wzorce budżetowe. Następnie określa się strumienie informacyjne i decyzyjne mające miejsce w procesie budżetowania.

Kolejnym krokiem jest wybór systemu informatycznego wspomagającego budżetowanie. Na bazie jego powołuje się przydzielając zadania i kompetencje zespół osób, które nadzorują przebieg procesu budżetowania. Najczęściej jest to jedna osoba zwana administratorem budżetu, nadzorująca prawidłowość przebiegu procesu.

Technologiczne aspekty budżetowania

Oprócz aspektu organizacyjnego analizie poddane jest także technologiczne zaplecze procesu budżetowania.  Często się zdarza w analizowanych przedsiębiorstwach że problemy z jakimi borykają się osoby tworzące budżet są podobne. Z uwagi na stosowane narzędzia, budżetowanie zabiera zbyt dużo czasu, jest zbyt manualne. Proces konsolidacji również bywa bardzo żmudny i obarczony błędami, występują problemy w koordynacji prac poszczególnych osób tworzących budżet. Często przez kolejne cykle uzgadniania budżetu, wielokrotnie wpisywane są te same dane, gubią się powiązania między arkuszami – czego efektem są fałszywe wyniki. Do tego dochodzą problemy z zabezpieczeniem bardzo wrażliwych danych budżetowych przed niepowołanym dostępem czy utratą. W toku wielu analiz przedsiębiorstw specjaliści SanMargar Team wypracowali szereg metod umożliwiających uchwycenie kluczowych problemów występujących w procesie budżetowania w konkretnych przedsiębiorstwach. Dysponując szeroka analizą przypadków wiemy iż mimo pewnej powtarzalności procesu budżetowania, każda organizacja ma pewną specyfikę, odmienność, inaczej położony nacisk na istotność konkretnych procesów biznesowych – tą specyfikę zawsze uwzględniamy w przeprowadzanej analizie, a następnie w proponowanych rozwiązaniach organizacyjnych i informatycznych.

Sanmargar realizuje przedsięwzięcia wsparcia planowania i budżetowaniu w oparciu o rozwiązanie Prophix.

Konsultanci SanMargar Team zwracają szczególną uwagę na powiązanie planowania strategicznego z planowaniem operacyjnym. Bardzo dokładnie weryfikowany jest model finansowy przedsiębiorstwa i jego rzeczywisty wpływ na proces budżetowania. SanMargar Team posiada szerokie kompetencje w zakresie analiz i całościowego audytu istniejących w przedsiębiorstwie procesów planowania, budżetowania i raportowania wykonania planów. Dysponujemy także odpowiednią bazą wiedzy do stworzenia nowych, skutecznych i efektywnych procedur, rozwiązań organizacyjnych dotyczących procesu szeroko pojętego planowania.